Prezența și datele studenților

Ce se reține la fiecare scanare

Patru lucruri, plus concluziile trase din ele. Prenumele și numele, așa cum le scrie studentul. Ora la care a trimis formularul. Adresa de internet de la care a venit înscrierea, împreună cu tipul de browser. Și un identificator al telefonului, generat de server și păstrat într-un cookie semnat, valabil treizeci de zile.

Identificatorul acela merită o precizare, fiindcă e cel care sperie de obicei: nu este amprentarea browserului și nu spune nimic despre telefon. E un număr aleator pe care serverul îl dă și îl semnează, exact ca un bon de garderobă. Studentul îl poate șterge oricând din browser, iar telefonul primește atunci unul nou. Un identificator poate fi pierdut, dar nu poate fi ales.

Numele scris de student mai este reținut și în două cookie-uri pe telefonul lui, tot pentru treizeci de zile, ca să nu îl retasteze la următorul curs. Sunt citite doar ca să precompleteze formularul.

Cine răspunde pentru datele astea

Operatorul serviciului, adică persoana care dezvoltă și administrează laora.ro. Nu tu, ca profesor, și nu instituția ta. E o alegere deliberată și e scrisă ca atare în politica de confidențialitate: cine ține catalogul nu trebuie să devină, din senin, operator de date cu caracter personal.

Temeiul pentru datele studenților este interesul legitim: al operatorului și al tău, de a ține o evidență corectă a prezenței la o activitate didactică — interes care, în multe instituții, este și o obligație. Studentul are dreptul să se opună acestei prelucrări, iar calea cea mai scurtă pentru orice cerere trece tot prin tine, fiindcă tu poți șterge sau corecta un rând pe loc.

Ce le spui studenților înainte de prima scanare

O propoziție, la începutul primului curs, e de ajuns: că prezența se înregistrează electronic și că aplicația reține numele, ora, adresa de internet și un identificator al telefonului. Nu e o formalitate juridică pe care trebuie să o citești pe litere — e informarea pe care termenii de utilizare ți-o cer, și e și minimul de bun-simț față de o sală în care fiecare scoate telefonul la cererea ta.

Pagina pe care ajunge studentul are, jos, un link către politica de confidențialitate, deci cine vrea detaliile le găsește singur. Există și o pagină scrisă pentru studenți, dacă preferi să le dai un link în loc de o explicație.

Ce faci cu fișierul exportat

Aici se schimbă răspunderea. Cât timp catalogul stă în aplicație, e treaba operatorului. În secunda în care apeși „descarcă”, fișierul din calculatorul tău este un document cu date personale ca oricare altul, iar regulile care i se aplică sunt cele ale instituției tale.

Practic: ține-l unde ții și restul evidențelor de curs, nu pe un stick care circulă, nu într-un folder partajat cu toată catedra și nu într-un email către cine se nimerește. Folosește-l pentru evidența prezenței la activitate și pentru nimic altceva.

Când un student contestă o înregistrare

Dacă are dreptate, șterge rândul. Poți face asta oricând din catalog, iar ștergerea este definitivă. Nu ai nevoie de aprobare de la nimeni și nu trebuie să anunți pe nimeni: e exact ce prevăd termenii de utilizare pentru cazul unei înregistrări contestate întemeiat.

Dacă studentul vrea să se adreseze direct operatorului — pentru acces la date, rectificare, ștergere, opoziție sau portabilitate — adresa este contact@laora.ro, iar răspunsul vine în cel mult o lună. Ca să fie găsită înregistrarea, ajută să spună cursul, data activității și numele așa cum l-a scris.

Cât timp rămân datele

Cataloagele rămân cât timp există cursul, iar ștergerea unui curs șterge tot ce ține de el. Identificatorul telefonului și numele reținut expiră în treizeci de zile de la ultima scanare. Copiile de siguranță ale bazei de date sunt criptate și se păstrează tot treizeci de zile, exclusiv pentru repunerea serviciului în funcțiune după o defecțiune — deci o înregistrare ștearsă dispare complet în cel mult o lună.

Aplicația și baza de date rulează pe un server din Uniunea Europeană. Paginile publice — cea pe care o citești acum inclusiv — nu pun niciun cookie, nu încarcă nimic de la terți și nu au etichetă de analiză a traficului.

Ce nu rezolvă aplicația

Nu verifică identitatea nimănui, deci nu poate garanta că cel care a scanat este cel al cărui nume apare în catalog. Semnalele sunt informații pentru tine, nu decizii automate — de aceea nu există aici o „decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată” în sensul articolului 22 din GDPR. Ce înseamnă fiecare semnal e în ghidul despre semnale.

Textul complet, cu articolele și temeiurile la locul lor, rămâne politica de confidențialitate; obligațiile tale ca profesor sunt în termenii de utilizare, secțiunea 4.