Prezența și datele studenților

Ce se reține la fiecare scanare

Prenumele și numele, așa cum le scrie studentul. Ora la care a trimis formularul. Adresa de internet de la care a venit înscrierea, împreună cu tipul de browser. Și un identificator al telefonului, generat de server și păstrat într-un cookie semnat, valabil nouăzeci de zile. Plus concluziile trase din toate acestea, adică semnalele.

Formularul mai poate cere trei lucruri, toate opționale și niciunul obligatoriu pentru a trimite: grupa, inițiala tatălui și, la cursurile care au o listă de studenți cu mărci, marca. Primele două există ca doi studenți cu același nume la aceeași oră să fie două rânduri în catalog, nu unul. Marca leagă înscrierea de rândul din listă fără să fie nevoie de ghicit după nume. Dacă lista cursului conține deja grupele, formularul nu o mai cere deloc.

Identificatorul acela merită o precizare, fiindcă e cel care sperie de obicei: nu este amprentarea browserului și nu spune nimic despre telefon. E un număr aleator pe care serverul îl dă și îl semnează, exact ca un bon de garderobă. Studentul îl poate șterge oricând din browser, iar telefonul primește atunci unul nou. Un identificator poate fi pierdut, dar nu poate fi ales.

Ce a scris studentul mai este reținut și în cookie-uri pe telefonul lui, tot pentru nouăzeci de zile, ca să nu retasteze totul la următorul curs: numele, și separat grupa, inițiala și marca, dacă le-a completat. Sunt citite doar ca să precompleteze formularul și nu pleacă niciodată din browserul lui.

Cine răspunde pentru datele astea

Operatorul serviciului, adică persoana care dezvoltă și administrează laora.ro. Nu tu, ca profesor, și nu instituția ta. E o alegere deliberată și e scrisă ca atare în politica de confidențialitate: cine ține catalogul nu trebuie să devină, din senin, operator de date cu caracter personal.

Temeiul pentru datele studenților este interesul legitim: al operatorului și al tău, de a ține o evidență corectă a prezenței la o activitate didactică, interes care, în multe instituții, este și o obligație. Studentul are dreptul să se opună acestei prelucrări, iar calea cea mai scurtă pentru orice cerere trece tot prin tine, fiindcă tu poți șterge sau corecta un rând pe loc.

Ce le spui studenților înainte de prima scanare

O propoziție, la începutul primului curs, e de ajuns: că prezența se înregistrează electronic și că aplicația reține numele, ora, adresa de internet și un identificator al telefonului, plus grupa, inițiala și marca dacă le completează. Nu e o formalitate juridică pe care trebuie să o citești pe litere, ci informarea pe care termenii de utilizare ți-o cer, și minimul de bun-simț față de o sală în care fiecare scoate telefonul la cererea ta.

Pagina pe care ajunge studentul are, jos, un link către politica de confidențialitate, deci cine vrea detaliile le găsește singur. Există și o pagină scrisă pentru studenți, dacă preferi să le dai un link în loc de o explicație.

Dacă încarci lista studenților

Lista oficială a cursului este tot date personale, doar că ale unor oameni care nu au scanat încă nimic. Temeiul rămâne interesul legitim, exercitat prin tine: lista vine din evidențele instituției, nu de la student, iar aplicația nu o folosește la altceva decât la potrivirea prezențelor și la raportul de la finalul cursului. Tu, ca profesor al instituției, ești cel care răspunde că are dreptul să folosească lista pe care o încarcă.

Două lucruri merită știute pentru liniștea ta. Se salvează doar coloanele pe care le alegi în ecranul de import, fișierul în sine nu se păstrează nicăieri, iar restul coloanelor sunt aruncate la sfârșitul cererii: dintr-un export Moodle, adresa instituțională nu ajunge în bază decât dacă o ceri explicit. Și lista nu este arătată niciodată studenților, fiindcă pagina de înscriere poate fi deschisă de oricine vede peretele: singurul nume din listă care ajunge pe un telefon este al studentului însuși, pe ecranul de confirmare.

Poți șterge lista oricând, întreagă sau rând cu rând. Ștergerea ei nu atinge prezențele deja înregistrate, doar legătura dintre ele și listă.

Ce faci cu fișierul exportat

Aici se schimbă răspunderea. Cât timp catalogul stă în aplicație, e treaba operatorului. În secunda în care apeși „descarcă”, fișierul din calculatorul tău este un document cu date personale ca oricare altul, iar regulile care i se aplică sunt cele ale instituției tale. Dacă ai încărcat o listă de studenți, fișierul conține și lista întreagă, inclusiv pe cei care nu au venit niciodată, deci pleacă din aplicație mai mult decât cine a scanat.

Practic: ține-l unde ții și restul evidențelor de curs, nu pe un stick care circulă, nu într-un folder partajat cu toată catedra și nu într-un email către cine se nimerește. Folosește-l pentru evidența prezenței la activitate și pentru nimic altceva.

Când un student contestă o înregistrare

Dacă are dreptate, șterge rândul. Poți face asta oricând din catalog, iar ștergerea este definitivă. Nu ai nevoie de aprobare de la nimeni și nu trebuie să anunți pe nimeni: e exact ce prevăd termenii de utilizare pentru cazul unei înregistrări contestate întemeiat.

Dacă studentul vrea să se adreseze direct operatorului, pentru acces la date, rectificare, ștergere, opoziție sau portabilitate, adresa este contact@laora.ro. Ca să fie găsită înregistrarea, ajută să spună cursul, data activității și numele așa cum l-a scris.

Cât timp rămân datele

Cataloagele rămân cât timp există cursul, iar ștergerea unui curs șterge tot ce ține de el. Identificatorul telefonului și numele reținut expiră în nouăzeci de zile de la ultima scanare. Copiile de siguranță ale bazei de date sunt criptate și se păstrează treizeci de zile, exclusiv pentru repunerea serviciului în funcțiune după o defecțiune, deci o înregistrare ștearsă dispare complet în cel mult o lună.

Aplicația și baza de date rulează pe un server din Uniunea Europeană. Paginile de prezentare, inclusiv cea pe care o citești acum, întreabă o singură dată dacă pot număra vizitele cu Google Analytics; până când nu spui da, codul Google nu se încarcă deloc, iar dacă spui nu, nu se încarcă niciodată. Pagina pe care o deschide studentul scanând codul nu are niciodată această etichetă, indiferent ce ai ales tu aici.

Ce nu rezolvă aplicația

Nu verifică identitatea nimănui, deci nu poate garanta că cel care a scanat este cel al cărui nume apare în catalog. Semnalele sunt informații pentru tine, nu decizii automate, așa că nu există aici o „decizie bazată exclusiv pe prelucrare automată” în sensul articolului 22 din GDPR. Ce înseamnă fiecare semnal e în ghidul despre semnale.

Textul complet, cu articolele și temeiurile la locul lor, rămâne politica de confidențialitate; obligațiile tale ca profesor sunt în termenii de utilizare, secțiunea 4.